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Partecipazioni e conferme di presenza: tempi, formulazione e solleciti
Dal team di MarryPrep
Una partecipazione ha un solo compito: dare agli invitati tutto ciò che serve per dire sì o no in fretta. Gran parte dello stress legato alle partecipazioni deriva dai tempi e dalle risposte poco chiare, non dal design. Sistemate queste due cose e il resto è decorazione.
Un calendario realistico
- Save the date: circa sei-nove mesi prima, e prima ancora se molti invitati devono viaggiare o prendere ferie.
- Partecipazioni: circa otto-dodici settimane prima.
- Scadenza per le risposte: circa tre-quattro settimane prima del matrimonio.
- Numeri definitivi a location e catering: di solito dieci-quattordici giorni prima, ma verificate la loro scadenza esatta.
Cosa includere
- Chi invita e chi è invitato, con i nomi presenti nella lista degli invitati.
- La data, l’ora di inizio e l’indirizzo completo di ogni luogo.
- Il dress code, in poche parole semplici.
- Come rispondere ed entro quando, con un unico metodo chiaro.
- Se sono invitati un accompagnatore o i bambini, scritto con gentilezza e chiarezza.
- Un link al sito del matrimonio per tutto il resto: mappe, alloggio, programma e domande.
Mantenete breve la partecipazione stessa. I dettagli che possono cambiare appartengono al sito, dove potete aggiornarli senza ristampare nulla.
Rendi facile rispondere
Gli invitati rispondono più in fretta quando rispondere richiede un solo tocco. Un link di risposta personale o un breve modulo online batte un biglietto da spedire per posta. Permette anche di raccogliere nello stesso momento la scelta del menu e le allergie, così non devi sollecitare due volte la stessa persona. Tieni un’opzione cartacea per chi la preferisce e inserisci tu le sue risposte.
Sii chiaro su accompagnatori e bambini
L’ambiguità qui crea più imbarazzo di qualsiasi altra formulazione. Indirizza ogni partecipazione esattamente alle persone invitate e di’ chiaramente cosa vale, per esempio che la festa è riservata agli adulti. Un link di risposta personale lo semplifica, perché ogni invitato vede solo ciò che gli è stato offerto.
Sollecitare con gentilezza
- Una settimana dopo la scadenza, invia un breve promemoria amichevole a tutti quelli che non hanno risposto.
- Qualche giorno dopo, manda un messaggio personale o telefona.
- Tieni una lista aggiornata di chi ha risposto, chi è in attesa e chi ha bisogno di una spinta.
- Se qualcuno non ha ancora risposto, decidi se contarlo come un no, in base alla scadenza del catering.
Un promemoria non è un’imposizione. La maggior parte delle persone si è semplicemente dimenticata, e a molti fa piacere che glielo si chieda.