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Hochzeitseinladungen und Zusagen: Timing, Formulierung und Nachfassen
Vom MarryPrep-Team
Eine Einladung hat eine Aufgabe: den Gästen alles zu geben, was sie brauchen, um schnell Ja oder Nein zu sagen. Der meiste Stress rund um Einladungen kommt von Timing und unklaren Antworten, nicht vom Design. Bekommt ihr diese beiden Dinge richtig hin, ist der Rest Dekoration.
Ein realistischer Zeitplan
- Save-the-Dates: etwa sechs bis neun Monate vorher, früher, wenn viele Gäste anreisen oder Urlaub nehmen müssen.
- Einladungen: etwa acht bis zwölf Wochen vorher.
- Antwortfrist: etwa drei bis vier Wochen vor der Hochzeit.
- Endgültige Zahlen an Location und Caterer: meist zehn bis vierzehn Tage vorher, aber prüft die genaue Frist.
Was hineingehört
- Wer einlädt und wer eingeladen ist, mit den Namen aus der Gästeliste.
- Datum, Beginn und vollständige Adresse jedes Ortes.
- Der Dresscode in wenigen schlichten Worten.
- Wie und bis wann geantwortet wird, auf einem klaren Weg.
- Ob eine Begleitung oder Kinder eingeladen sind, freundlich und klar formuliert.
- Ein Link zu eurer Hochzeitswebsite für alles andere: Karten, Unterkunft, Ablauf und Fragen.
Haltet die Einladung selbst kurz. Details, die sich ändern können, gehören auf die Website, wo ihr sie aktualisieren könnt, ohne etwas neu zu drucken.
Macht das Antworten leicht
Gäste antworten am schnellsten, wenn es nur einen Fingertipp braucht. Ein persönlicher Antwortlink oder ein kurzes Online-Formular schlägt eine Karte, die per Post zurückmuss. So könnt ihr auch Menüwahl und Allergien gleich mit erfragen und müsst dieselbe Person nicht zweimal anschreiben. Lasst eine Papieroption für Gäste, die sie bevorzugen, und tragt deren Antworten selbst ein.
Sei klar bei Begleitung und Kindern
Unklarheit sorgt hier für mehr Peinlichkeit als jede andere Formulierung. Adressiert jede Einladung genau an die eingeladenen Personen und sagt deutlich, was gilt, zum Beispiel dass die Feier nur für Erwachsene ist. Ein persönlicher Antwortlink macht das einfach, denn jeder Gast sieht nur, was ihm angeboten wurde.
Freundlich nachfassen
- Eine Woche nach der Frist schickt ihr allen, die nicht geantwortet haben, eine kurze freundliche Erinnerung.
- Ein paar Tage später folgt eine persönliche Nachricht oder ein Anruf.
- Führt eine laufende Liste: wer geantwortet hat, wer aussteht und wen man anstupsen muss.
- Hat jemand dann noch nicht geantwortet, entscheidet, ob ihr das gemäß der Frist des Caterers als Absage wertet.
Eine Erinnerung ist keine Zumutung. Die meisten haben es schlicht vergessen, und viele sind erleichtert, gefragt zu werden.