Zaproszenia ślubne i potwierdzenia obecności: terminy, treść i przypomnienia

Zaproszenie ma jedno zadanie: dać gościom wszystko, czego potrzebują, aby szybko powiedzieć tak lub nie. Większość stresu wokół zaproszeń wynika z terminów i niejasnych odpowiedzi, a nie z projektu. Dopracujcie te dwie rzeczy, a reszta jest ozdobą.

Realistyczny harmonogram

• Zawiadomienia o dacie: mniej więcej sześć do dziewięciu miesięcy przed ślubem, a wcześniej, jeśli wielu gości musi podróżować lub brać urlop.
• Zaproszenia: mniej więcej osiem do dwunastu tygodni przed.
• Termin odpowiedzi: około trzech do czterech tygodni przed ślubem.
• Ostateczna liczba dla sali i cateringu: zwykle dziesięć do czternastu dni przed, ale sprawdźcie ich dokładny termin.

Co zawrzeć

• Kto zaprasza i kto jest zaproszony, używając nazwisk z listy gości.
• Datę, godzinę rozpoczęcia i pełny adres każdego miejsca.
• Dress code kilkoma prostymi słowami.
• Jak i do kiedy odpowiedzieć, jednym jasnym sposobem.
• Czy zaproszona jest osoba towarzysząca i dzieci, napisane życzliwie i jasno.
• Link do strony ślubnej ze wszystkim innym: mapami, noclegami, planem dnia i pytaniami.

Samo zaproszenie niech będzie krótkie. Szczegóły, które mogą się zmienić, należą na stronę, gdzie można je zaktualizować bez ponownego drukowania.

Ułatwcie odpowiedź

Goście odpowiadają najszybciej, gdy odpowiedź wymaga jednego dotknięcia. Osobisty link do odpowiedzi lub krótki formularz online są lepsze niż kartka, którą trzeba wysłać pocztą. Pozwalają też zebrać wybór dań i alergie w tym samym momencie, więc nie trzeba przypominać tej samej osobie dwa razy. Zostawcie opcję papierową dla gości, którzy ją wolą, i wprowadzajcie ich odpowiedzi sami.

Jasno o osobach towarzyszących i dzieciach

Niejednoznaczność w tym miejscu powoduje więcej niezręczności niż jakiekolwiek inne sformułowanie. Adresujcie każde zaproszenie dokładnie do osób zaproszonych i napiszcie wprost, co obowiązuje, na przykład że przyjęcie jest tylko dla dorosłych. Osobisty link do odpowiedzi to ułatwia, bo każdy gość widzi tylko to, co zaoferowano właśnie jemu.

Życzliwe przypominanie

1. 1Tydzień po terminie wyślijcie krótkie, przyjazne przypomnienie wszystkim, którzy nie odpowiedzieli.
2. 2Kilka dni później napiszcie osobistą wiadomość lub zadzwońcie.
3. 3Prowadźcie bieżącą listę: kto odpowiedział, kto czeka i komu trzeba przypomnieć.
4. 4Jeśli ktoś nadal nie odpowiedział, zdecydujcie, czy traktować to jako odmowę, zgodnie z terminem cateringu.

Przypomnienie to nie narzucanie się. Większość osób po prostu zapomniała, a wielu czuje ulgę, że ktoś zapytał.