Como comparar com justiça os orçamentos de fornecedores de casamento e o que pôr no contrato

Reunir orçamentos de três fotógrafos ou serviços de catering parece simples até chegarem os números. Um preço inclui deslocação e um álbum, outro não; um cobre oito horas, outro seis. Compará-los com justiça exige alguma estrutura, tal como protegê-lo depois de escolher.

Comece com um briefing de uma página

Envie a todos os fornecedores o mesmo breve briefing: data, local, número de convidados, horas necessárias, estilo e imprescindíveis. Quando todos respondem à mesma pergunta, as respostas podem realmente comparar-se, e repara logo em quem ignorou uma parte.

Compare o que é comparável

Reúna os orçamentos numa tabela, um fornecedor por coluna. Linhas que vale a pena incluir:

• O preço total e o que inclui, item a item.
• As horas de serviço e o custo de uma hora extra.
• Os custos de deslocação, montagem e desmontagem.
• Os extras e prováveis acréscimos, impostos e taxas de serviço.
• O sinal, as datas de pagamento e o pagamento final.
• As condições de cancelamento e de adiamento.

Olhe para além do preço

• O trabalho que viu combina com o estilo que quer?
• Com que rapidez e clareza responderam? A comunicação inicial antecipa o resto.
• Têm avaliações recentes ou recomendações de casais na vossa situação?
• Sente-se simplesmente à vontade com eles?

O orçamento mais barato raramente é o de melhor valor, e o mais caro não é automaticamente o melhor. Procure o que se ajusta às suas prioridades por um preço com que se sinta confortável.

O que deve conter um contrato de reserva

1. 1Os nomes completos e os contactos de ambas as partes.
2. 2A data, as horas de início e de fim e o local exato.
3. 3Com precisão, o que será entregue, incluindo quantidades e horários.
4. 4O preço total, o sinal, o calendário de pagamentos e a data final de vencimento.
5. 5As condições de cancelamento e de adiamento para ambas as partes.
6. 6O que acontece se a pessoa indicada ou um elemento essencial não puder ser fornecido.
7. 7As tarifas de horas extra e quaisquer encargos adicionais.
8. 8O seguro, a responsabilidade e as disposições para imprevistos.

Mantenha tudo por escrito

Uma promessa feita ao telefone é difícil de invocar mais tarde. Se um fornecedor aceitar algo extra, peça-lhe que o acrescente ao contrato ou o confirme por e-mail. Guarde no mesmo sítio as cópias do contrato assinado, os recibos de pagamento e a vossa correspondência.

Uma abordagem calma e estruturada demora uma tarde e poupa-lhe a desagradável descoberta, semanas depois, de que dois orçamentos nunca foram realmente a mesma coisa.