Een draaiboek voor de bruiloftsdag met ruimte om adem te halen

Bruiloften lopen zelden uit door één groot ding. Ze lopen uit doordat een dozijn kleine dingen elk tien minuten langer duren dan gepland. Een goed draaiboek accepteert dat vooraf: het is opgebouwd uit realistische duur en bewuste buffers, zodat een vertraging op één plek niet alles erna doet instorten.

Werk terug vanaf de ceremonie

Leg eerst het tijdstip van de ceremonie vast en tel dan terug. Kapper en make-up duren meestal langer dan mensen verwachten, aankleden duurt weer langer en de reistijd tussen locaties wordt bijna altijd onderschat. Schrijf op hoe lang elke stap echt nodig heeft en tel het op vanaf het tijdstip van de ceremonie om te bepalen wanneer de dag moet beginnen.

Een voorbeeldschema

Zie dit als een patroon, niet als een voorschrift. Elke bruiloft heeft zijn eigen vorm.

• 08:00 Kapper en make-up beginnen.
• 11:30 De fotograaf komt voor de voorbereidingen en de details.
• 13:00 Iedereen is aangekleed; een kort, rustig moment voor vertrek.
• 15:30 Gasten komen aan en nemen plaats, met muziek op de achtergrond.
• 16:00 Ceremonie, ongeveer dertig minuten.
• 16:30 Drankjes en hapjes terwijl de familiefoto’s worden gemaakt.
• 18:00 Receptie begint: welkom en diner.
• 19:30 Speeches, kort gehouden.
• 20:30 Taart en openingsdans.
• 21:00 Dansen.
• 23:30 Laatste nummer, daarna worden gasten veilig naar huis gestuurd en ruimen leveranciers op.

Bouw buffers in

Plan rond het licht

Het uur vóór zonsondergang geeft het zachtste, mooiste licht. Als de portretten van jullie tweeën belangrijk zijn, vraag de fotograaf dan wanneer dat op jullie datum valt en plan ze dan, ook als dat betekent dat jullie tussen de gangen even weggaan.

Denk aan je gasten

• Laat gasten tussen de ceremonie en de maaltijd niet langer dan zo’n anderhalf uur wachten.
• Zorg voor water, schaduw of warmte en een plek om te zitten.
• Houd de speeches op een redelijk totaal, bij voorkeur onder de dertig minuten.

Eén draaiboek voor iedereen

1. 1Schrijf één programma met tijden, plaatsen en wie verantwoordelijk is.
2. 2Deel het met elke leverancier en met de mensen die op de dag helpen.
3. 3Wijs één persoon aan, niet een van jullie tweeën, die leveranciers met vragen kunnen bellen.
4. 4Geef elk onderdeel een label voor de mensen die het nodig hebben, zodat de fotograaf de fotomomenten ziet en de dj de muzieksignalen.

Als iedereen van dezelfde pagina werkt, blijven kleine problemen klein en kun je van de dag genieten in plaats van hem te leiden.